గజిబిజి స్ప్రెడ్‌షీట్‌లను తీసివేసి డేటాబేస్‌కు మారండి

మేము ఉన్నాము చూసారు డేటా జాబితాలను నిల్వ చేయడానికి ఎక్సెల్ వంటి స్ప్రెడ్‌షీట్ అనువర్తనాన్ని ఉపయోగించడం వల్ల కలిగే ఆపదలలో. ఈ విధానం మొదట ఉత్తమమైన పరిష్కారంగా అనిపించవచ్చు, కాని మీరు ఆ డేటాను బహుళ వినియోగదారులతో పంచుకోవడం, కంటెంట్‌ను ధృవీకరించడం లేదా మీ డేటాను నావిగేట్ చేయడం వంటి సమస్యలను ఎదుర్కొంటారు. ఎందుకు? ఎందుకంటే మీరు పని చేయడానికి రూపొందించబడని సాధనాన్ని ఉపయోగిస్తున్నారు.

ఇప్పుడు మేము స్ప్రెడ్‌షీట్-ఆధారిత జాబితాను ఉపయోగించి వ్యాపారం యొక్క inary హాత్మక (కాని విలక్షణమైన) కేసును పరిశీలిస్తాము మరియు అటువంటి సమస్యలను అధిగమించడానికి దీన్ని డేటాబేస్ అనువర్తనంగా ఎలా మార్చవచ్చో చూద్దాం.

వర్క్‌బుక్‌లు చేతిలో నుండి ఎలా బయటపడతాయి

ఖాతాదారుల కోసం చేపట్టిన ప్రాజెక్టుల యొక్క సాధారణ రికార్డుగా మా జాబితా ప్రారంభమైంది. సంస్థ పెరిగేకొద్దీ, ఖాతాదారుల సంఖ్య కూడా పెరిగింది, పేర్లు మరియు సంప్రదింపు వివరాలు వర్క్‌బుక్‌కు జోడించబడ్డాయి. అలాగే, ఈ ప్రాజెక్టులపై వివిధ సిబ్బంది ఏమి చేస్తున్నారో రికార్డ్ చేయడానికి కొంత మార్గం అవసరం, కాబట్టి ఈ వర్క్‌బుక్‌లో ఇంకా ఎక్కువ డేటా చేర్చబడింది.

ఈ సమయంలో స్ప్రెడ్‌షీట్ విధానం పనికిరానిదిగా మారింది: చాలా మంది వ్యక్తులు దీన్ని తాజాగా ఉంచడానికి ప్రయత్నిస్తున్నారు, తరచుగా అదే సమయంలో. కంపెనీ రోటాను స్థాపించడానికి ప్రయత్నించింది, తద్వారా ప్రజలు వర్క్‌బుక్‌ను అప్‌డేట్ చేయడానికి మలుపులు తీసుకున్నారు, అయితే దీని అర్థం కొన్ని పనులు రికార్డ్ చేయబడటానికి ముందే మరచిపోయాయి.

చివరికి, ప్రజలు తమ పనులను ట్రాక్ చేయడానికి వారి స్వంత వర్క్‌బుక్‌లను ఏర్పాటు చేసుకుంటారు, కొన్నిసార్లు వారం చివరిలో డేటాను ప్రధాన వర్క్‌బుక్‌లోకి కాపీ చేయడాన్ని గుర్తుంచుకుంటారు. ఉద్యోగులు ఈ పుస్తకాల కోసం వారి స్వంత సంక్షిప్తలిపిని అభివృద్ధి చేశారు, మరియు కొందరు వారి పని విధానానికి అనుగుణంగా ఫార్మాటింగ్ మరియు నిలువు వరుసల క్రమాన్ని మార్చారు. ఈ డేటాను ప్రధాన వర్క్‌బుక్‌లోకి కాపీ చేయడం వల్ల భయంకరమైన గజిబిజి ఏర్పడింది.

ఇది తయారు చేసిన ఉదాహరణ కావచ్చు, కాని నిజ జీవితంలో ఈ అభ్యాసాలన్నింటినీ నేను నిజంగా చూశాను. ఈ పని విధానం ద్వారా విసిరిన కొన్ని సమస్యలను నిశితంగా పరిశీలిద్దాం.

చాలా సమస్యలు

మీరు మా inary హాత్మక స్ప్రెడ్‌షీట్ యొక్క మొదటి షీట్‌ను చూడవచ్చు. మొదటి కాలమ్ ప్రతి ఎంట్రీ సూచించే ప్రాజెక్ట్ పేరును వివరిస్తుంది. ఈ పేర్లలో కొన్ని పొడవైనవి, అయినప్పటికీ, సంక్షిప్త పదాలను ఉపయోగించటానికి సిబ్బంది శోదించబడి ఉండవచ్చు; తత్ఫలితంగా, అక్షరదోషాలు లోపలికి ప్రవేశించాయి. ఇది ఏ ప్రాజెక్ట్‌కు చెందిన పనులను కట్టబెట్టడం కష్టతరం చేస్తుంది. పరిష్కారం కష్టం కానవసరం లేదు: ప్రతి ఒక్కరూ అంగీకరించే ప్రతి ప్రాజెక్ట్‌కు మీరు ఒక చిన్న పేరును ఎంచుకోవచ్చు లేదా ప్రతి ప్రాజెక్ట్‌కు ID సంఖ్యను ఇవ్వవచ్చు మరియు దీన్ని స్వయంచాలకంగా ప్రాజెక్ట్ పేరుకు అనువదించవచ్చు.

ప్రారంభించిన కాలమ్‌లో ఇలాంటి సమస్య ఉంది. కొన్ని కణాలు తేదీని కలిగి ఉంటాయి, కానీ మరికొన్ని నెలలు మాత్రమే రికార్డ్ చేస్తాయి - మరియు ఒకటి లేదా రెండు రికార్డులు అవును అని చెబుతాయి. ఎక్సెల్ డేటా ధ్రువీకరణకు మద్దతు ఇస్తుంది, కాబట్టి నిర్దిష్ట కణాలు ఎల్లప్పుడూ ఒక నిర్దిష్ట రకం డేటాను కలిగి ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోవడం సాధ్యమే - కాని స్ప్రెడ్‌షీట్ తాత్కాలిక పద్ధతిలో అభివృద్ధి చేయబడినప్పుడు, ఇది చాలా అరుదుగా ఉపయోగించబడుతుంది.

ఈ సమయంలో స్ప్రెడ్‌షీట్ విధానం పనికిరానిదిగా మారుతుంది: చాలా మంది దీనిని తాజాగా ఉంచడానికి ప్రయత్నిస్తున్నారు

డేటాబేస్ అనువర్తనంలో మీకు ఈ సమస్య ఉండదు, ఎందుకంటే ఫీల్డ్ యొక్క డేటా రకం ప్రారంభం నుండి పరిష్కరించబడుతుంది. పని ప్రారంభమైన తేదీ మీకు తెలియకపోతే, మీరు సంవత్సరాన్ని మాత్రమే తెలిస్తే మీరు నెలలో మొదటిదాన్ని లేదా జనవరి 1 ను ఉపయోగించవచ్చు. ప్రాజెక్ట్ ఇంకా ప్రారంభించబడకపోతే, మీరు ఫీల్డ్‌ను ఖాళీగా ఉంచవచ్చు - డేటాబేస్ పరంగా ఒక NULL. ప్రాజెక్ట్ ప్రారంభించబడిందని మీకు తెలిసి ఉంటే, ఎప్పుడు తెలియకపోతే, 1/1/1900 వంటి మీ డేటాకు సాధారణంగా అసాధ్యమైన తేదీని మీరు ఉపయోగించవచ్చు. ప్రాజెక్టులను క్రమబద్ధీకరించడం మరియు కార్యాచరణ యొక్క కాలక్రమానుసారం అవలోకనాన్ని పొందడం వెంటనే సులభం అవుతుంది.

క్లయింట్ లేబుల్ చేసిన కాలమ్ మరింత సూక్ష్మ సవాలును ప్రదర్శిస్తుంది. ఈ కాలమ్‌లోని ఎంట్రీలు వర్క్‌బుక్‌లోని మరేదైనా లింక్ చేయబడవు, కానీ షీట్ 1 లో వినియోగదారుల జాబితా ఉంది, ఇది బహుశా ఇది సూచిస్తుంది. వేర్వేరు పేర్లతో సూచించబడే ఒకే వస్తువుల యొక్క బహుళ జాబితాలను నిల్వ చేయడం గందరగోళంగా ఉంది. మీరు నామకరణాన్ని స్పష్టం చేయాలి మరియు ఈ ఎంటిటీకి నిస్సందేహంగా పేరు పెట్టాలి: వారు క్లయింట్లు లేదా కస్టమర్లేనా?

స్థితి కాలమ్ ధ్రువీకరణ లేని మరొకటి, కాబట్టి ప్రజలు మళ్లీ వారు కోరుకున్నది రాయడానికి ఎంచుకున్నారు. అన్ని అనుమతించదగిన విలువల యొక్క చిన్న జాబితాను ఏర్పాటు చేయడం మంచిది.

రెండవ షీట్ - షీట్ 1 - అంతే సమస్యాత్మకం. ప్రారంభానికి, షీట్ పేరు వివరణాత్మకంగా లేదు. వాస్తవానికి ఇందులో ఉన్నది కస్టమర్ల జాబితా, కానీ ఇది ఎక్సెల్ లో పట్టికగా ఫార్మాట్ చేయబడలేదు: చిరునామా ఒక ఫీల్డ్‌లో ఉంది, ఇది ఎక్సెల్ యొక్క అంతర్నిర్మిత సాధనాలను శోధించడానికి లేదా క్రమబద్ధీకరించడానికి మీ సామర్థ్యాన్ని పరిమితం చేస్తుంది. ఉదాహరణకు, మీరు కార్డిఫ్‌ను కలిగి ఉన్న చిరునామాల కోసం ఫిల్టర్ చేయవచ్చు, కాని ఫలితాలలో న్యూపోర్ట్‌లోని కార్డిఫ్ రోడ్‌లోనివి కూడా ఉంటాయి.

చిరునామాల విషయానికి వస్తే, పోస్ట్‌కోడ్, కౌంటీ, నగరం మరియు వీధి కోసం ప్రత్యేక ఫీల్డ్‌లను ఉపయోగించడం ఉత్తమ విధానం (కౌంటీ సమాచారం UK చిరునామాలకు ఐచ్ఛికం అయినప్పటికీ - కౌంటీలు లేవు, దయచేసి మేము బ్రిటిష్ వారు). వీధిలో చిరునామా యొక్క ఇతర భాగాలలో లేని ప్రతిదీ ఉండాలి.

సంప్రదింపు ఫీల్డ్ ఉంది, ఇది సమస్యలను కూడా అందిస్తుంది. ఒకే-క్లయింట్ వ్యాపారంలో మాకు అనేక పరిచయాలు ఉన్నచోట, వారి పేర్లు అన్నీ ఈ ఫీల్డ్‌లోకి వచ్చాయి, వారి ఫోన్ నంబర్లు మరియు ఇమెయిల్ చిరునామాలు ఇతర రంగాలలో ఉంచబడతాయి. వీటిని వేరు చేయడం సవాలుగా ఉంటుంది - ప్రత్యేకించి కాంటాక్ట్ ఫీల్డ్‌లో మూడు పేర్లు ఉంటే రెండు ఫోన్ నంబర్లు మాత్రమే.

ఈ షీట్‌లోని చివరి కాలమ్ చివరిగా సంప్రదించబడింది: ఉద్యోగులు కస్టమర్‌తో సంబంధాలు పెట్టుకున్న ప్రతిసారీ దీన్ని నవీకరించాలి. ఈ సమాచారం ఉద్యోగి గుర్తుంచుకోవలసిన అదనపు విషయం కనుక, మరియు వారు ఎటువంటి హామీ ఇవ్వరు - ప్రత్యేకించి ఇది రెండవ షీట్‌లో దాచబడనందున - ఇది నమ్మదగనిది. ఇది కంప్యూటర్ స్వయంచాలకంగా ట్రాక్ చేయాల్సిన విషయం.

చివరగా మేము టాస్క్ షీట్లకు వస్తాము, ఇది ప్రతి కార్మికుడి పనులు మరియు వ్యాఖ్యలను వివరిస్తుంది. వీటికి స్థిరంగా పేరు పెట్టబడలేదు మరియు ఒకే క్రమంలో ఒకే నిలువు వరుసలను కలిగి ఉండవు. వ్యక్తిగత వినియోగదారులు తమ డేటాను వారి స్వంత షీట్లలో నమోదు చేయడం అర్ధమే అయినప్పటికీ, పొందిక లేకపోవడం డేటాను సమిష్టిగా మరియు విశ్లేషించడం కష్టతరం చేస్తుంది. ప్రతి ప్రాజెక్ట్‌లో ఏ పని జరిగిందో మేనేజర్ చూడాలనుకున్నప్పుడు, ఉదాహరణకు, అన్ని పనులను వ్యక్తిగత షీట్ల నుండి ఒక జాబితాలోకి క్రమబద్ధీకరించడానికి మరియు నివేదించడానికి ముందు వాటిని కాపీ చేయాలి.

మీ డేటాబేస్ను నిర్మించడం

ఈ సమస్యలను క్రమబద్ధీకరించడానికి కొంత పని పడుతుంది, బహుశా చాలా రోజులు. మేము క్రొత్తదాన్ని నిర్మిస్తున్నప్పుడు వినియోగదారులు పాత వ్యవస్థను ఉపయోగించడం కొనసాగించాల్సి ఉంటుంది కాబట్టి, ప్రస్తుతం ఉన్న వర్క్‌బుక్‌ల కాపీని తయారు చేయడం మంచిది. డేటాను మార్చడంలో మేము అడుగడుగునా డాక్యుమెంట్ చేయాలనుకుంటున్నాము, కాబట్టి క్రొత్త సిస్టమ్‌కు మారే సమయం వచ్చినప్పుడు మేము దీన్ని త్వరగా చేయగలం.

మీరు చేయవలసిన మొదటి విషయం మీ ఎక్సెల్ వర్క్‌బుక్‌లోని డేటాను శుభ్రపరచడం. కనుగొను & పున lace స్థాపించుట ఉపయోగించడం సహాయపడుతుంది, మరియు మీరు డేటాను కలిగి లేని ఏదైనా కాలమ్ లేదా అడ్డు వరుసను తొలగించాలి (కాలమ్ శీర్షిక వరుస తప్ప, తప్పక ఉంచాలి). A నిలువు వరుసలో ప్రతి షీట్‌కు ఒక ID కాలమ్‌ను జోడించి, మొదటి సెల్‌లో 1 అని టైప్ చేసి, డేటా దిగువకు ఎంచుకోండి (Shift + End, Down) ఆపై ఫిల్ డౌన్ కమాండ్ (Ctrl + D ). ప్రాజెక్ట్ పేర్ల యొక్క మాస్టర్ జాబితాను సృష్టించండి మరియు ప్రాజెక్ట్ పేరు ఎక్కడ రికార్డ్ చేయబడినా, దాని మాస్టర్ ID సంఖ్యను నిర్ధారించడానికి VLookup () ఫంక్షన్‌ను ఉపయోగించండి; సంఖ్య లేకపోతే, మీ డేటాలో అస్థిరత ఉంది.

మీ డేటా శుభ్రమైన తర్వాత, దాన్ని ఉంచడానికి క్రొత్త డేటాబేస్ను రూపొందించే సమయం వచ్చింది. మేము యాక్సెస్ 2013 ను ఉపయోగిస్తాము, ఎందుకంటే మా సైద్ధాంతిక ఉదాహరణలో ఇది మా ఆఫీస్ 365 చందా ద్వారా మా వినియోగదారులందరికీ అందుబాటులో ఉంటుంది. మీరు క్రొత్త యాక్సెస్ డేటాబేస్ను సృష్టించినప్పుడు, దాన్ని యాక్సెస్ వెబ్ అనువర్తనం లేదా యాక్సెస్ డెస్క్టాప్ డేటాబేస్గా సృష్టించే ఎంపిక మీకు లభిస్తుంది. వెబ్ అనువర్తనాలు సరళీకృత ఇంటర్‌ఫేస్‌ను కలిగి ఉన్నాయి మరియు మీరు షేర్‌పాయింట్ ఆన్‌లైన్ లేదా షేర్‌పాయింట్ సర్వర్ 2013 తో యాక్సెస్ సర్వీసెస్ మరియు SQL సర్వర్ 2012 తో ఆఫీస్ 365 కలిగి ఉంటే మాత్రమే ఉపయోగించవచ్చు. సాంప్రదాయ డెస్క్‌టాప్ డేటాబేస్ను ఉపయోగిస్తాము, ఎందుకంటే ఇది మరిన్ని ఎంపికలు మరియు ఎక్కువ నియంత్రణను అందిస్తుంది. వినియోగదారు అనుభవం.

క్రొత్త డెస్క్‌టాప్ డేటాబేస్ను సృష్టించడానికి ఎంచుకోండి మరియు దీనికి పేరు పెట్టండి: యాక్సెస్ టేబుల్ 1 అని పిలువబడే క్రొత్త పట్టికను సృష్టిస్తుంది మరియు ID అని పిలువబడే ఒక కాలమ్‌తో మిమ్మల్ని డిజైన్ వ్యూలో ఉంచుతుంది. ఇక్కడ మీరు మీ డేటాబేస్లో మీకు అవసరమైన పట్టికలను రూపొందించవచ్చు. ప్రతి పట్టికలో ఒక ID ఫీల్డ్ ఉండాలి (స్వయంచాలకంగా పెరుగుతున్న పూర్ణాంకం), కానీ గందరగోళాన్ని నివారించడానికి దీనికి మరింత వివరణాత్మక పేరు ఇవ్వడం మంచిది. ప్రాజెక్ట్స్ పట్టికలో ఇది ప్రాజెక్ట్ ఐడి, కస్టమర్ల పట్టికలో కస్టమర్ ఐడి మరియు మొదలైనవి.

మీరు సృష్టించిన ప్రతి కాలమ్ కోసం డేటా రకాన్ని సెట్ చేయవచ్చు మరియు మీరు ప్రతి కాలమ్‌కు ఒక పేరు ఇవ్వాలి మరియు ఫీల్డ్‌కు తగినట్లుగా ఇతర లక్షణాలను మరియు ఫార్మాటింగ్‌ను సెట్ చేయాలి. ID ఫీల్డ్ మాదిరిగానే, కాలమ్ పేర్లు ఫీల్డ్‌లో ఏ డేటా వెళ్ళాలో స్పష్టంగా తెలుపుతున్నాయని నిర్ధారించుకోండి - కాబట్టి, ఉదాహరణకు, డ్యూ పేరు కంటే పేరు, డ్యూడేట్ కాకుండా ప్రాజెక్ట్‌నేమ్‌ను ఉపయోగించండి. సంక్షిప్త శీర్షికతో పాటు స్పష్టమైన పేరును సృష్టించడానికి మీరు రిబ్బన్‌పై పేరు & శీర్షిక బటన్‌ను ఉపయోగించవచ్చు. మీరు కాలమ్ పేర్లలో ఖాళీలను ఉపయోగించవచ్చు, కానీ ప్రశ్నలు మరియు నివేదికలను వ్రాసేటప్పుడు మీరు వాటిని చదరపు బ్రాకెట్లతో చుట్టుముట్టాలి.

వినియోగదారులు తమ డేటాను వారి స్వంత షీట్లలో నమోదు చేయడం అర్ధమే అయినప్పటికీ, పొందిక లేకపోవడం విశ్లేషించడం కష్టతరం చేస్తుంది

పర్సంటేజ్ కంప్లీట్ శాతం మరియు షార్ట్ డేట్ తేదీలు, మరియు టెక్స్ట్ ఫీల్డ్ల గరిష్ట పొడవును సరైన విలువకు నిలువు వరుసలలో ఫార్మాటింగ్ సెట్ చేయండి లేదా అవన్నీ 255 అక్షరాల పొడవు ఉంటాయి. కొన్ని పదాలు (తేదీ వంటివి) రిజర్వు చేయబడిందని గుర్తుంచుకోండి, కాబట్టి మీరు వాటిని కాలమ్ పేర్లుగా ఉపయోగించలేరు: టాస్క్‌డేట్ లేదా బదులుగా ఇంకొకటి వివరణాత్మకంగా ఉపయోగించండి.

మీరు మరొక పట్టికలో (ప్రాజెక్టుల పట్టికలోని కస్టమర్ కాలమ్ వంటివి) విలువను చూడాలనుకునే నిలువు వరుసల విషయానికి వస్తే, మీరు శోధన కాలమ్‌ను జోడించే ముందు యాక్సెస్‌లోని ఇతర పట్టికలను నిర్వచించండి. స్థితి విషయానికి వస్తే, డ్రాప్‌డౌన్ జాబితాలో చూపించాల్సిన విలువలను టైప్ చేయడమే సరళమైన ఎంపిక - కాని ఇది తరువాత సాధ్యమయ్యే విలువల జాబితాను జోడించడం లేదా సవరించడం కష్టతరం చేస్తుంది. ఫీల్డ్ సెక్స్ రికార్డింగ్ వంటి ఒకరి విలువలు మారడానికి అవకాశం లేని చిన్న జాబితాతో మీరు వ్యవహరించకపోతే - ప్రాజెక్ట్స్టాటస్ వంటి ఎంట్రీల కోసం మరొక పట్టికను సృష్టించడం మంచి ఆలోచన. ప్రోగ్రామింగ్ మార్పు లేకుండా భవిష్యత్తులో అదనపు ఎంపికలను సులభంగా జాబితాకు జోడించడానికి ఇది మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది.

మెరుగుదలలు

మేము మా డేటాబేస్ను రూపకల్పన చేస్తున్నప్పుడు, పాత స్ప్రెడ్‌షీట్-ఆధారిత పనుల ద్వారా మెరుగుదలలను అమలు చేయవచ్చు. మా వినియోగదారులు వారి ఎక్సెల్ వర్క్‌బుక్‌లతో చేసిన ఒక ఫిర్యాదు ఏమిటంటే, ప్రతి పనిలో వ్యాఖ్యల కోసం ఒక సెల్ మాత్రమే ఉంటుంది, మరియు కొన్నిసార్లు వారు ఒక పనిపై ఒకటి కంటే ఎక్కువ వ్యాఖ్యలు చేయవలసి ఉంటుంది - లేదా, పర్యవేక్షకుడు ఒక పని గురించి వ్యాఖ్యానించాల్సిన అవసరం ఉంది, ఆపై వినియోగదారు దీనికి ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వండి. ప్రతిదాన్ని ఒకే సెల్‌లోకి క్రామ్ చేయడం ఎప్పుడు, ఎవరి ద్వారా వ్యాఖ్యలు చేయబడుతుందో చూడటం కష్టమైంది. టాస్క్‌ల పట్టికతో అనుసంధానించబడిన వ్యాఖ్యల కోసం ప్రత్యేక పట్టికను సృష్టించడం ద్వారా మేము బాగా చేయవచ్చు. ఈ విధంగా, ప్రతి పనికి అవసరమైనన్ని వ్యాఖ్యలు ఉండవచ్చు, తేదీ, వినియోగదారు పేరు మరియు వచనం కోసం ప్రత్యేక ఫీల్డ్‌లు ఉంటాయి.

మేము చేయగలిగే మరో మెరుగుదల ఏమిటంటే, ప్రాజెక్ట్స్టాటస్ వంటి ఎంట్రీలను అక్షరక్రమంగా కాకుండా ఒక నిర్దిష్ట క్రమంలో ప్రదర్శించడానికి సెట్ చేయడం - ఉదాహరణకు, మీరు జాబితా దిగువన వెళ్లాలని కోరుకుంటారు. దీన్ని చేయడానికి, డిస్ప్లేఆర్డర్ కాలమ్‌ను జోడించి, శోధన జాబితాను క్రమబద్ధీకరించడానికి దాన్ని ఉపయోగించండి. ID ఫీల్డ్‌ను ఉపయోగించడానికి ప్రలోభపడకండి; దీనితో, ఏదైనా క్రొత్త రికార్డులు జాబితా చివరలో మాత్రమే వెళ్ళగలవు.

మా డేటా శుభ్రంగా ఉందని నిర్ధారించడానికి, వినియోగదారు తప్పనిసరిగా నింపాల్సిన ఫీల్డ్‌లను మేము గుర్తించగలము మరియు నమోదు చేసిన డేటా సరైన రూపంలో ఉందని నిర్ధారించడానికి ధ్రువీకరణను జోడించవచ్చు. సరైన డిఫాల్ట్ విలువలను సెట్ చేయడం ద్వారా మీరు జీవితాన్ని సులభతరం చేయవచ్చు: వ్యాఖ్యల పట్టికలోని వ్యాఖ్య తేదీ ఫీల్డ్ దాని డిఫాల్ట్ విలువను = తేదీ () కు సెట్ చేయవచ్చు, ఇది క్రొత్త వ్యాఖ్య సృష్టించినప్పుడల్లా స్వయంచాలకంగా నేటి తేదీకి సెట్ చేస్తుంది. వినియోగదారులు నిర్దిష్ట విలువలతో క్రొత్త రికార్డులను జోడించడాన్ని ఆపడానికి మీరు పట్టికలో (బూలియన్) విత్‌డ్రాన్ కాలమ్‌తో పాటు ధ్రువీకరణను ఉపయోగించవచ్చు. ఇది చెల్లుబాటు అయ్యే చారిత్రాత్మక విలువలను ఉంచడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది, కానీ అది ఇకపై ఉపయోగించబడదు. ఈ లక్షణాలను టేబుల్ టూల్స్ | లో చూడవచ్చు రిబ్బన్‌పై లేదా టేబుల్ డిజైన్ వ్యూలోని ఫీల్డ్ ప్రాపర్టీస్‌లో ఫీల్డ్స్ ట్యాబ్.

మీ డేటాను దిగుమతి చేస్తోంది

మీ పట్టికలు సెటప్ చేసిన తర్వాత, మీరు బాహ్య డేటా | దిగుమతి & లింక్ | మీ ఎక్సెల్ వర్క్‌బుక్ నుండి డేటాను మీ యాక్సెస్ డేటాబేస్‌లోని పట్టికలకు చేర్చడానికి రిబ్బన్‌పై ఎక్సెల్ బటన్. మీరు ప్రారంభించటానికి ముందు మీ ఖాళీ యాక్సెస్ డేటాబేస్ యొక్క బ్యాకప్ చేయండి, ఏదైనా తప్పు జరిగితే, మరియు అవసరమైతే చిన్న పట్టికలను చేతితో పాపులేట్ చేయడం ద్వారా ప్రారంభించండి. ఇది పూర్తయిన తర్వాత మరొక బ్యాకప్ తీసుకోండి, కాబట్టి కింది దశల్లో ఏదైనా తప్పు జరిగితే మీరు ఈ దశకు తిరిగి రావచ్చు.

ప్రాజెక్ట్‌లు మరియు టాస్క్‌లు వంటి సంబంధాలు ఉన్న పట్టికలతో ముగించే ముందు కస్టమర్ల వంటి ఇతర పట్టికలపై ఆధారపడని ప్రధాన పట్టికలను ఇప్పుడు దిగుమతి చేయండి. మీ యాక్సెస్ డేటాబేస్లోని ఫీల్డ్‌లను సాధ్యమైనంత దగ్గరగా సరిపోల్చడానికి మీరు మీ ఎక్సెల్ వర్క్‌బుక్‌లోని నిలువు వరుసలను క్రమాన్ని మార్చండి మరియు పేరు మార్చుకుంటే, డేటాను దిగుమతి చేయడంలో మీకు ఎటువంటి ఇబ్బంది ఉండకూడదు. మీరు చేసే ప్రతిదాని గురించి ఒక గమనిక తయారుచేయాలని గుర్తుంచుకోండి, కాబట్టి మీరు డేటాను మళ్లీ మార్చవలసి వస్తే దాన్ని తర్వాత పునరావృతం చేయవచ్చు.

డేటా దిగుమతి అయిన తర్వాత, డేటాషీట్ వ్యూలోని పట్టికలు ఎక్సెల్ వర్క్‌షీట్‌ల మాదిరిగానే పని చేస్తాయి - కాని మెరుగైన డేటా ధ్రువీకరణతో, శోధించడం మరియు క్రమబద్ధీకరించడం. మీరు కోరుకుంటే, మీరు ఇప్పుడు ఈ డేటా ఆధారంగా కొత్త ఫారమ్‌లు మరియు రిపోర్ట్‌లను రూపొందించడం ప్రారంభించవచ్చు: ఉదాహరణకు, ప్రాజెక్ట్‌ల కోసం మాస్టర్ / డిటైల్ ఫారం ఒక ప్రాజెక్ట్ యొక్క డేటాను ఫారమ్ ఎగువన చూపిస్తుంది మరియు దాని కోసం టాస్క్‌ల గ్రిడ్ దిగువన ప్రాజెక్ట్.

ప్రస్తుత వినియోగదారు కోసం అన్ని అత్యుత్తమ పనులను జాబితా చేసే నా టాస్క్‌ల ఫారమ్‌ను మరియు మీ నిర్ణీత తేదీని దాటిన వినియోగదారులందరికీ అత్యుత్తమమైన పనులను జాబితా చేసే ఓవర్‌డ్యూ టాస్క్‌ల నివేదికను కూడా మీరు సెటప్ చేయవచ్చు.

కౌంటీలు లేవు, దయచేసి, మేము బ్రిటిష్ వారు

మీరు మీ డేటాబేస్లో చిరునామాలను నిల్వ చేస్తుంటే, మీకు నిజంగా ఏ సమాచారం అవసరమో అర్థం చేసుకోవాలి. కౌంటీ సమాచారం మార్కెటింగ్ కోసం ఉపయోగపడుతుంది - మరియు కొన్ని విదేశీ చిరునామాలకు ఇది అవసరం కావచ్చు - ఇది ఇకపై UK చిరునామాలలో అధికారికంగా ఉపయోగించబడదు.

ఐఫోన్‌లో సుదీర్ఘ వీడియోను ఎలా పంపాలి

కారణం, UK పోస్టల్ చిరునామాలు పోస్ట్ టౌన్ యొక్క భావనపై ఆధారపడతాయి, ఇక్కడ మీ కోసం పోస్ట్ పంపబడుతుంది మరియు మీ తలుపుకు పంపే ముందు క్రమబద్ధీకరించబడుతుంది. అన్ని పట్టణాలు లేదా గ్రామాలు ఒకే కౌంటీలోని పోస్ట్ టౌన్ల ద్వారా సేవ చేయబడవు - ఉదాహరణకు, మెల్బోర్న్ (కేంబ్రిడ్జ్‌షైర్‌లో) రాయ్‌స్టన్ (హెర్ట్‌ఫోర్డ్‌షైర్‌లో) ద్వారా దాని మెయిల్‌ను పొందుతుంది - కాబట్టి చిరునామాలో ఒక కౌంటీని పేర్కొనడం ఎవరికీ సహాయపడదు.

గందరగోళాన్ని నివారించడానికి, పోస్ట్ ఆఫీస్ 1996 లో తిరిగి చిరునామాలలో కౌంటీలను ఉపయోగించడం ఆపివేసింది, బదులుగా పోస్ట్ కోడ్ సమాచారం మీద ఆధారపడింది - మరియు 2016 నాటికి, అనుబంధ చిరునామా సమాచారం యొక్క అలియాస్ డేటా ఫైల్ నుండి కౌంటీ పేర్లను తొలగించాలని యోచిస్తోంది. కాబట్టి, మీరు UK చిరునామాలో కౌంటీని చేర్చినట్లయితే అది విస్మరించబడుతుంది.